Tietosuoja Taipaleen seurakunnassa

Tälle sivulle on koottu tietoa Taipaleen seurakunnan
henkilötietojen käsittelystä. Jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä tämän sivun alareunassa.

Mitä tietoja minusta voidaan kerätä?

Seurakuntien toiminta ja jäsenyys edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat mm.
- yhteystiedot, kuten osoite, seurakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- seurakunnan jäsenyyteen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten ilmoittautumiset tapahtumiin, tilaisuuksiin ja toimintaan sekä niihin liittyvät tiedot.

- tunnistamistiedot, kuten nimi ja henkilötunnus henkilön yksilöimiseksi
- lisäksi voimme kerätä asiointiin, tilauksiin, sopimuksiin ja toimintaan liittyviä tietoja toimintaamme varten

Tietojen pääasiallinen lähde on henkilö itse. Tämän lisäksi voimme saada mm. jäsentietojärjestelmän yhteystietojen päivittämiseen tietoja väestötietojärjestelmästä.

Mihin henkilötietojani käytetään?

Käytämme henkilötietoja Taipaleen seurakunnan toiminnan ylläpitämiseen, jäsenyyden ja asiakassuhteiden hoitamiseen. Lisäksi käytämme henkilötietoja toiminnan ja palveluiden tuottamiseen, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen.

Miten tietoja säilytetään ja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää hallintotapaa ja tietosuojakäytäntöjä. Olemme arvioineet käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja otamme ne huomioon henkilötietojen käsittelyssä. Pääsy tietoon on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä tai käsittelemiseltä sekä teknisin että hallinnollisin toimenpitein.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi kolmen vuoden ajan, jotta voimme täyttää tietosuojaselosteiden esittämät käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten Kirkkolain, väestökirjanpidon, sekä kirjanpitoa ja muuta toimintaan koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme tietojasi lakisääteisiin velvoitteisiin perustuen, esimerkiksi Kirkkolaki määrää kirkonkirjoista. Käsittelemme tietojasi myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella seurakunnan jäsenyyden, palvelussuhteen tai muun merkityksellisen asiakassuhteen johdosta. Käsittelemme henkilötietoja myös sopimussuhteen perusteella, esimerkiksi vuokrasopimukseen liittyen. Lisäksi voimme käsitellä tietoja henkilön antamaan suostumukseen perustuen.

Rekisteröidyllä on oikeus

• pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
• pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Yhteystiedot

Taipaleen seurakunnan tietosuojavastaava

Juha Vuorela

puh. 040 0381070

juha.vuorela@evl.fi

Savilahdentie 18 C, 54920 Taipalsaari

Kansallinen valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

Tietopyyntö

Voit tehdä tietopyynnön itseäsi koskevista henkilötiedoista asioimalla Taipaleen seurakunnan kirkkoherranvirastossa. Pyyntö tehdään kirjallisesti ja toimitetaan henkilökohtaisesti kirkkoherranvirastoon. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Tietopyyntölomakkeita on saatavilla kirkkoherranvirastosta. Toimitamme tiedot aina kirjallisesti.

Tietosuojaseloste Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yhteisestä jäsenrekisteristä (Kirjuri)

Rekisterinpitäjä

Kouvolan seurakuntayhtymän keskusrekisteri
Savonkatu 40, 45100 Kouvola
keskusrekisteri.kouvola (a) evl.fi

Yhteyshenkilö

Sirpa Sirén
Kouvolan seurakuntayhtymän keskusrekisteri
Savonkatu 40, 45100 Kouvola
puh. 040 522 7292, sirpa.siren (a) evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jyrki Lahti
Kouvolan It-aluekeskus
puh. 040 827 7783, jyrki.lahti (a) evl.fi

Rekisterin nimi

Kirkon yhteinen jäsenrekisteri (Kirjuri).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsentietoja ylläpidetään kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä (jäljempänä Kirjuri). Kirjurin tietoja käytetään seurakuntien ja seurakuntayhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Seurakunnat ja keskusrekisterit vastaavat Kirjurissa olevien omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa sekä tilastojen laatimisessa ja kirkon toimintaan liittyvien tutkimusten tekemisessä. Tuomiokapituli saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa.

Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista.

Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artikla ja 9.2.d artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei päivitetä):

• nimet, nimihistoria (nimenmuutokset)
• äidinkieli, asiointikieli
• osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
• asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
• syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
• kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
• jäsenyys- ja muuttohistoria
• perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
• edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
• tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
• tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
• kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
• kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 1 §:n 2 momentissa säädetyt tiedot
• tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):

• syntymäaika / henkilötunnus
• puoliso / -t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde
• esteidentutkinnat jäsenen kanssa
• lapset (jotka ovat jäseniä)
• henkilötunnuksen muutos

Tietolähteet

Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakuntien aiemmista jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan lisäksi asianosaiselta itseltään tai hänen huoltajaltaan ja seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset).

Tietojen luovutukset

Kirjurin jäsenrekisteritietoja käytetään kirkon omassa toiminnassa ja hallinnossa, ja tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettavaksi kirkon oman toiminnan ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös viralliseen väestötietoja koskevaan tietopalveluun. Tästä viranomaistehtävästä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 48 §:ssä, jonka mukaan jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa jäsenestä yksittäisiä tietoja kirjallisesti henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamisessa on noudatettava soveltuvin osin väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain 4 luvun säännöksiä. Tämän perusteella jäsenrekisterin tietoja luovutetaan muun muassa perunkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille. Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei se ole virkatehtävän vuoksi välttämätöntä.

Kirjurin teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, jotka täyttävät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Kirjurin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Kirjuriin tallennetut jäsenrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (KL 16 luku 12 §).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja (a) om.fi   www.tietosuoja.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Tietosuojaselosteet